Conheça 10 benefícios na padronização de processos da sua empresa

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Desfrute dos benefícios da padronização de processos.

Padronizar significa submeter um processo a um determinado modelo ou método. A padronização busca normatizar e organizar processos de trabalho a fim de aumentar a produtividade e efetivar os lucros, fazendo com que o produto atenda as expectativas de maneira mais simples, com menor custo e com a menor variação possível. Quando falamos de padronização de processos, estamos falando em uma forma de formalizar a produção, e isso não significa deixar de lado a criatividade e a flexibilidade e submeter os trabalhadores a normas rígidas ou rotinas monótonas.

Quais os benefícios da padronização de processos

1. Possibilidade de aprendizado

Depois que as informações forem organizadas por meio da padronização, o gestor pode conhecer melhor todas as potencialidades da empresa. Mas não só isso. Dá para reconhecer erros, rever estratégias e os próprios processos.

Ou seja, serve de aprendizado para que as pessoas possam refazer o trabalho de maneira mais adequada ou focar no que realmente interessa. É uma forma de conseguir prestar mais atenção aos detalhes e aprender como eles podem contribuir para agregar mais valor ao produto ou serviço.

2. Maior controle das atividades

Quando ocorre uma padronização de processos, cada pessoa fica encarregada de uma ou um grupo de atividades, sendo responsável por seus resultados. Assim, fica bem mais simples controlar todas as ações dentro da empresa.

O controle não significa uma maior rigidez na fiscalização do trabalho das pessoas. Mas sim, um modo de fazer todos compreenderem o seu papel dentro da empresa e trabalhar para cumpri-lo adequadamente.

3. Aumento da produtividade

Com a padronização de processos é possível diminuir o tempo de produção, aperfeiçoar as técnicas de produção e diminuir os custos, e tudo isso culmina no aumento da produtividade, além do mais, a padronização de permite a previsibilidade do processo, bem como a manutenção do resultado, ou seja, é possível prever problemas e reduzir os danos, reduzindo também as perdas e e prejuízos na produção, além de manter a produção e estabilizar o processo quando os resultados estão satisfatórios.

4. Desenvolver a qualidade dos produtos

Com os processos de produção bem determinados fica mais fácil garantir a qualidade dos produtos. Na padronização de processos, todo o pessoal e todo o equipamento estão adequados para que o produto final atenda as expectativas do cliente da melhor forma possível, por isso a padronização é a melhor forma de atingir a qualidade total.

5. Obter o controle do processo

Nos processos de padronização, a condução dos processos está delegada às pessoas que os operam, sendo assim, cada um está responsável pelo que produz. Tendo consciência exatamente do que produz, cada pessoa tem maior controle sobre a qualidade dos produtos, resultando na qualidade e controle geral do serviço. Além do mais, a gerência fica liberada para se preocupar com a administração da produção e do controle final.

6. Mais eficiência na gestão

A padronização de procedimentos de rotina resulta na melhor organização de informações estratégicas da empresa, o que influencia diretamente na qualidade da eficiência dos trabalhos, bem como na tomada de futuras decisões de forma ágil e com menos riscos.

7. Maior transparência no negócio

A padronização de processos da empresa faz com que todos os procedimentos fiquem mais transparentes e passíveis de conferências, sempre que for necessário.

Consequentemente, essa desburocratização representa mais segurança para o gestor no que diz respeito às suas responsabilidades diárias.

8. Organização das informações

Tarefas, papéis, materiais, pessoas, relatórios e tudo mais que faz parte do seu dia a dia gera uma quantidade imensa de novas informações. Elas precisam ser constantemente atualizadas e organizadas, o que é fundamental para a tomada de decisões e o planejamento estratégico.

Se os processos não são devidamente padronizados, a falta de conhecimento ou entendimento parcial dessas informações pode comprometer toda a operação. Assim, pode-se tanto comprometer a eficiência quanto gerar perdas financeiras.

9. Engaja os colaboradores

Se quase todas as atividades da empresa são realizadas pelos colaboradores, eles também precisam se sentir motivados a cumpri-las da melhor forma. Para isso, é necessário treinamento, estabelecer metas e incentivar que todos deem e recebam feedbacks.

A padronização dos processos ajuda as pessoas a terem uma maior consciência sobre suas responsabilidades. Assim, eles se sentem mais engajados e importantes para o cumprimento da missão do negócio, com um sentimento de pertencimento.

10. Possibilidade de inovação

Uma vez que os processos funcionem melhor, pode-se alocar recursos e concentrar esforços na implantação de novas ideias. É bem mais fácil empreender e se arriscar quando tudo funciona bem, não é mesmo?

Para que isso aconteça, além da padronização, é necessário ter um bom entendimento do cenário macro da empresa. Também é importante saber onde e como investir e o melhor momento para tomar decisões.

Enfim, como você acredita que a padronização de processos pode afetar a sua empresa? Se pretende se manter no mercado, otimizar a eficiência do seu negócio e, ao mesmo tempo, reduzir custos, invista em soluções inovadoras para não ficar para trás. Pense nisso!

 

Em suma, o sistema de padronização traz inúmeros benefícios para a empresa e deve ser visto como algo pode ser interessante para todos: diretores, executantes, fornecedores e clientes. Caso você ainda tenha dúvidas ou gostaria de compartilhar sua opinião, deixe seu comentário e participe da conversa.

Fonte: checklistfacil e GrandSistemas

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