Por que eu preciso do TEAMS?

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Por que eu preciso de uma ferramenta integrada para controlar as minhas TAREFAS?

A cada dia aumenta a complexidade dos negócios e o custo do nosso tempo, por isso é tão importante nos empenharmos sempre em aumentar a nossa produtividade e a da nossa equipe. Organização e disciplina são indispensáveis para manter tudo num ritmo bom.

Nos últimos anos foram surgindo muitas ferramentas ou softwares para nos ajudar a organizar o nosso trabalho. Quando os computadores tornaram-se populares nas empresas os sistemas eram totalmente separados uns dos outros. Ao receber uma nota fiscal de um fornecedor as empresas precisavam lançar no módulo de estoque, para gerar o contas a pagar a nota deveria ser lançada novamente com as informações necessárias no módulo financeiro, na contabilidade a nota seria lançada uma terceira vez e também deveria ser lançada no módulo fiscal. Complicado? Pois era assim que todas as empresas faziam.

Na década de 80 surgiu uma nova geração de software, os chamados ERP’s (Sistemas Integrados de Gestão), com esses sistemas tornou-se possível lançar uma nota de compra apenas uma vez e ao mesmo tempo se ter todos os lançamentos de estoque, contas a pagar, fluxo de caixa, baixa nos pedidos de compra, fluxo de autorizações, contabilidade, escrita fiscal, etc, gerados ao mesmo tempo. Uma verdadeira revolução!

Com relação às tarefas ainda estamos muito atrasados nessa integração. Normalmente, tratamos o nosso planejamento estratégico como algo bem separado, controlando o plano de ação em planilhas, slides de powerpoint ou em sistemas que tratam apenas de planejamento. Se queremos controlar projetos usamos software que controla somente projetos. A mesma coisa acontece com o CRM (Customer Relationship Management), software para acompanhar o processo de vendas desde a geração de leads até o fechamento da venda.

Quanto a organização, acompanhamento e documentação das reuniões, a situação é ainda mais complicada. A maioria das empresa utiliza editores de texto, planilhas eletrônicas e até papel, mas nenhuma ferramenta para tornar as reuniões mais produtivas e eficazes.

Imagine a seguinte situação: Alguém agendou uma tarefa para você no software de CRM, tipo uma visita a um cliente. Ao mesmo tempo existem tarefas do planejamento a serem executadas, projetos em andamento com tarefas atribuídas a você, também tem algumas reuniões que aconteceram nos últimos dias sob sua responsabilidade. Como fazer? É viável entrar em cada software para consultar suas tarefas? Complicado não? Por isso, que muitas empresas acabam não utilizando uma ferramenta para organizar suas tarefas.

Pensando exatamente em resolver todos esses problemas criamos o Teams, uma ferramenta integrada que organiza e ajuda a priorizar suas tarefas em todas as áreas. Fica mais fácil planejar e acompanhar a execução de todas as tarefas da empresa, gerando mais organização, menos estresse e maior produtividade.

Quais as vantagens de gerenciar minhas REUNIÕES numa ferramenta integrada como TEAMS?

O mundo está dividido entre os que gostam de reunião e os que não gostam delas. Ao longo dos anos tenho visto muitas pessoas reclamando de reuniões, achando que é perca de tempo. Será? A reunião pode ser muito chata e ser um desperdício de tempo, se for mal conduzida e dispersa.

Para conduzir reuniões produtivas é necessário:

  • Garantir que as reuniões estejam na agenda dos participantes
  • Registrar a presença dos participantes
  • Ter clareza sobre os assuntos a discutir
  • Priorizar as discussões
  • Controlar o tempo da reunião
  • Analisar as pendências da reunião anterior
  • Analisar o andamento das metas
  • Visualizar os indicadores de desempenho
  • Criar tarefas e designar responsáveis
  • Documentar a reunião

Com o Teams suas reuniões serão mais produtivas e os participantes terão mais clareza do que fazer após cada reunião. Além disso, com todas as tarefas num só lugar, a execução se torna muito mais fácil e eficiente.

Por que eu preciso do TEAMS para gerenciar os meus PROJETOS e a minha EQUIPE?

A gestão por projetos é algo muito moderno, mas é muito chato acompanhar minhas tarefas de projetos se todas as outras tarefas estão em outro lugar, mesmo que seja na minha cabeça. Existem muitos softwares de gestão de projetos, alguns muito bons, outros muito completos e complexos, outros com uma abordagem muito técnica. Com o Teams conseguimos aliar uma abordagem simples, voltada para resultado e integrada a todas as outras tarefas, permitindo inclusive associar um projeto a um item do planejamento.

Esta visão de simplicidade, integração e foco em gestão, torna o uso da gestão de projetos muito mais efetiva. Em algumas empresas, também é necessário controlar o tempo gasto por cada membro em cada tarefa e projeto, com o Teams podemos fazer com facilidade este registro do tempo e também gerenciar a ocupação de toda a equipe.

Por que utilizar o CRM de uma plataforma de Gestão Estratégica?

O CRM integrado na mesma plataforma reforça o conceito de ter tudo em um só lugar, além de facilitar a geração dos indicadores de vendas em tempo real.

Podemos por exemplo, analisar um dashboard com informações de vendas:

  • Número de leads gerados
  • Taxa de conversão
  • Apresentações realizadas
  • Propostas entregues
  • Negócios fechados

A qualidade e velocidade da informação faz toda a diferença, sem falar no custo de geração dessa informação, já que tudo se está no mesmo software, evitamos os custos e complexidades das integrações que nem sempre chegam a um resultado satisfatório.

 

#useteams

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