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Saiba como implementar um Sistema KANBAN na sua empresa

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O famoso sistema de produção da Toyota trouxe uma série de novos conceitos para o mercado. E o Kanban é peça fundamental do sistema Toyota. Mas você sabe o que é o Kanban, para que serve e como implementá-lo? Você também sabia que essa ferramenta pode ser utilizada para administrar atividades em escritórios e é uma das ferramentas do Lean Office?

O que é Kanban?

No Japão da década de 1950, a Toyota, uma das principais empresas do país, passava por um momento extremamente conturbado. Lidando com escassez de recursos e um atraso tecnológico, a gigante japonesa se encontrava em dificuldade.

Buscando desenvolver um novo sistema de produção que trouxesse um maior lucro com menos desperdício, a Toyota criou o que mais tarde viria a ser conhecido como o sistema Toyota de produção. Além da busca pelo lucro por meio da sustentabilidade, essa filosofia também tem como um dos pilares “Just in Time” que muitas vezes é confundido com o Kanban.

O “Just in Time”, ou JIT, é uma técnica que busca produzir por meio das necessidades do mercado, ou seja, eliminando os custos da manutenção de estoque e produzindo por demanda. Enquanto o JIT é o processo de fabricação de produtos na quantidade exata e no momento certo, o sistema Kanban constitui uma ferramenta criada para administrar o JIT.

Um dos conceitos básicos desse sistema é produzir no menor lote possível, idealmente 1 item por vez. Esse conceito pode ser aplicado em empresas de serviço para ajudar a administrar o cenário muitas vezes caóticos de diversas atividades sendo feitas ao mesmo tempo… e nenhuma sendo entregue. Assim, o Kanban é uma ferramenta com um ótimo potencial de aumento de produtividade em atividades transacionais.

Como funciona o método

Na tradução literal do japonês, o termo Kanban significa “cartão”. E essa é uma ótima maneira de descrever o sistema Kanban para atividades. O método consiste na utilização de cartões (normalmente são usados os famosos post-its) para a indicação e acompanhamento visual do andamento do fluxo de produção da empresa. Esse sistema ainda ficou famoso por utilizar pouquíssimos recursos, se tornando prático e de fácil entendimento.

 

O sistema Kanban corresponde a um quadro em que estarão dispostas todas as tarefas de um determinado projeto ou setor da empresa. A natureza altamente visual do Kanban permite um fácil entendimento dos colaboradores acerca dos prazos e etapas que precisam ser cumpridos.

Dessa maneira, é possível organizar esse quadro se pautando, basicamente em dois eixos principais: o das tarefas e o das etapas. No primeiro, estarão todos os cartões das tarefas que precisam ser realizadas. Já o segundo eixo é composto por diferentes status, como “em andamento”, “finalizado” ou “aguardando execução”. A partir desse layout, basta inserir o post-it da tarefa no eixo correspondente ao seu status. Simples assim.

Tudo isso pode parecer muito simples e, em comparação com a tecnologia de hoje em dia, até mesmo ultrapassado. Mas acredite: o Kanban ainda funciona muito bem. Funcionários podem ter acesso a e-mails corporativos, agendas compartilhadas, smartphones e tablets. Mas essas ferramentas, na verdade, apenas atrapalham a visualização das tarefas de cada um.

Informações textuais nem sempre são bem compreendidas por todos, sendo muitas vezes necessário reformulá-las e até mesmo explicá-las. Pensando nisso, o Kanban buscou se valer do famoso ditado que “uma imagem vale mais do que mil palavras”. E é nesse preceito que o sistema explora a capacidade de processamento visual do nosso cérebro, que funciona de maneira muito mais rápida do que a leitura de um texto.

Nesse sentido, ao organizar o fluxo de atividades de um projeto ou setor da empresa em um quadro altamente visual, você estará ajudando todos os colaboradores a enxergarem de maneira muito mais fácil o andamento do trabalho. Isso significa que a comunicação entre os envolvidos sobre as tarefas pendentes será feita de maneira mais simples e ilustrativa.

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