Torne suas reuniões mais produtivas

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É bem comum ouvir os colaboradores de uma empresa dizendo que as reuniões de equipe são um verdadeiro desperdício de tempo e que atrapalham a produtividade pessoal. Pensando nisso, decidimos compartilhar o roteiro que utilizamos para gerenciar as nossas reuniões. Com ele você irá ganhar mais produtividade.

Se você já sentiu que uma reunião era improdutiva ou já ouviu um comentário semelhante ao desse funcionário, continue lendo o artigo de hoje e descubra como fazer reuniões mais produtivas e mudar esta situação!

Convide apenas quem interessa

Ter mais de seis pessoas em uma reunião pode ameaçar sua produtividade e comprometer seu objetivo, pois todos devem ser ouvidos e contribuir com a pauta da reunião. Convidar muitas pessoas pode dar a falsa sensação de que estamos coletando mais informações e ideias inusitadas que podem ser o diferencial para alcançarmos o resultado esperado ou que todos estão comprometidos com aquele objetivo.

No entanto, quanto maior o número de participantes de uma reunião, maior será a tendência das pessoas não se exporem e não contribuírem para ela. Sua equipe é muito grande? Que tal subdividir os grupos para facilitar o envolvimento?

Faça reuniões nos dias mais improdutivos

Procure entender quais dias e horários da semana em que as pessoas estão menos sobrecarregadas e marque as reuniões nesses momentos. Uma ideia é marcar as reuniões nas segundas e terças à tarde, caso sua empresa trabalhe com metas semanais. É o que nós também aconselhamos. Assim, as pessoas podem revisar suas pendências da semana anterior, se preparar para a reunião e ainda terão um bom tempo para executar as tarefas assumidas para aquela semana.

Evidencie os resultados de cada reunião

Lembra do que eu falei no início deste artigo? Uma pesquisa realizada em 2012 pela Salary.com mostrou que 47% dos trabalhadores acreditavam que reuniões eram o principal fator de desperdício de tempo em suas empresas.

Essa percepção pode ser facilmente mudada se você enfatizar para a equipe que os resultados estão sendo alcançados graças aos constantes alinhamentos que vocês fazem durante as reuniões. Por isso, a cada nova reunião, indique os avanços e resultados obtidos desde o último encontro.

Utilize uma ferramenta para gerenciar suas reuniões e tarefas

O Teams  é uma ferramenta onde você pode agendar suas reuniões recorrentes, definir os participantes, os assuntos da pauta, criar e acompanhar as tarefas das reuniões, fazer comentários e anotações, gerar automaticamente a ata, ou seja, um completo gerenciamento, garantindo assim a continuidade dos assuntos tratados até sua conclusão.

Conheça abaixo o roteiro que utilizamos:
Reuniões recorrentes
  • Reuniões semanais de acompanhamento das metas do trimestre
    • Começam pontualmente sempre no mesmo dia da semana e hora
    • Termina na hora acertada
    • Estrutura
      • Revisão da Tarefas pendentes.
      • Revisão das Metas do Trimestre.
      • Análise de Indicadores.
      • Priorização dos assuntos a discutir.
      • Discussão dos 3 assuntos mais importantes por ordem de prioridade.
      • Registro das decisões.
Papeis na Reunião
Facilitador
  • Coordena a reunião.
  • Lidera a equipe através da pauta.
  • Mantém todos na trilha.
Coordenador da Pauta
  • Chega 5-10 minutos antes e checa tudo o que vai ser utilizado na reunião.
  • Verifica a conexão com participantes que participarão online.
  • Abre a pauta e scorecard no seu computador.
  • Abre quaisquer outros documentos que serão utilizados na reunião.
  • Providencia cópias para participantes quando necessário.
Agende uma demonstração
e veja tudo que o Luxteams pode fazer para melhorar a produtividade das suas reuniões.
E então, gostou? Deixe seu comentário abaixo.

Veja também o post  Defina seus KPIs

 

Fonte: Guia do empreendedor

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